Umzug en gros – Wenn eine Bank ihren Sitz verlegt

Umzug der Volksbank-Zentrale ins Interimsquartier – das hat uns in den letzten Monaten ziemlich beschäftigt

Jetzt ist es amtlich und über die Bühne: Die Filiale in der Bismarckallee und die Belegschaft der Zentrale ist mit Sack und Pack in das Übergangs-Quartier umgezogen. Also höchste Zeit, ein paar Zeilen zum Umzug  aus der Sicht einer  Mitarbeiterin zu schreiben, deren Abteilung die zentrale Anlaufstelle des Umzugsmanagements ist und war.

2017 war für meine Abteilung, das Gebäudemanagement, bisher ein knackiges Jahr: Bis zur letzten Sekunde vor dem Umzug liefen die baulichen Vorbereitungen im Interimsquartier. Immer wieder mussten verschiedene Punkte mit dem Eigentümer des Gebäudes neu ausgehandelt werden. Und natürlich sollte die Belegschaft aus der alten Zentrale so im neuen Quartier untergebracht werden, dass es von den Abteilungsstrukturen und den Laufwegen der einzelnen Abteilungen untereinander möglichst sinnvoll wieder zusammen passt. Eine eins zu eins-Übertragung war aus räumlichen Gründen nicht möglich. Die Büroflächen sind auch nicht mehr so großzügig ausgelegt wie im alten Gebäude. Das heißt also zusammenrücken, sich neu formieren und klarkommen.

Alles verpackt und beschriftet: Ein Arbeitsplatz fertig für den Umzug

Unser gesamtes Mobiliar wurde überprüft und aufgenommen. Jeder Arbeitsplatz wurde so gut es ging in die neuen Räume eingeplant und zusammengestellt, um möglichst alle in der neuen Zentrale unterzubringen. Dafür gingen Wochen und Monate ins Land, weil es immer wieder zu Veränderungen und Umstrukturierungen kam, die wieder neu eingeplant werden mussten.

Manchmal verzweifelte mein Kollege fast, der dafür verantwortlich war, dass alles möglichst reibungslos ablief und am Ende wieder passte. Schließlich sollte das Umzugsunternehmen am Tag X ganz genau wissen, welcher Tisch, welcher Stuhl und welcher Schrank abgebaut und im neuen Quartier wo wieder aufgebaut werden sollte.

Der tatsächliche Umzugsprozess begann mit der Schließung unserer Personalkantine in der alten Zentrale. Der darauf folgende Umzug war in vier Phasen eingeteilt.
Erste Phase und Hauptprobe: die Personalabteilung zieht um. Das war die kleinste Übung, weil lediglich Ordner, Akten und Arbeitsmaterialien eingepackt werden mussten, kein Mobiliar. Der neue Arbeitsplatz dieses Bereichs ist eine Etage in einem Hauptbahnhofsgebäude direkt unserem Interimsquartier gegenüber, weil einfach kein Platz mehr für die Kollegen in der ehemaligen Commerzbank geschaffen werden konnte. Diese Lösung ist aber für alle Beteiligten sehr zufriedenstellend, wie ich immer wieder zu hören bekomme.

Einladen vor der Bismarckallee 10

Zweite Phase und erste Generalprobe: Mitte Juli ziehen Teile der Kreditmarktfolge, IT, Revision und das Gebäudemanagement um. Der Gedanke dahinter war, unser Interimsquartier von den oberen Etagen aus nach unten zu besiedeln. Denn im neuen Quartier steht uns nur noch ein Aufzug zur Verfügung, der von den Untergeschossen bis ins achte Obergeschoss hinauf fährt. Das heißt, der Umzug des gesamten gekennzeichneten Mobiliars für die achte bis sechste Etage musste mit nur einer Aufzugskabine gestemmt werden.  Davor hatten wir alle einen riesigen Respekt.

Um das Umzugsvolumen ein wenig zu reduzieren, räumten wir eine Woche vorher unser Archiv um.  Der Arbeitsaufwand für unsere Abteilung für diesen Umzug: ein halber Tag. Vorbereitungsmaßnahmen für das Archiv im Detail: zusammengerechnet etwa eine Woche. Alles im Allem: Das hat gut geklappt.

Dann der erste „richtige“ Umzugstag: Die Umzugskisten müssen bestückt und in eine für das Umzugsunternehmen ersichtliche Reihenfolge gebracht werden.  Zusätzlich muss jeder Karton eine klare Standortbestimmung für das neue Gebäude aufweisen.
Zeitfenster für den eigentlichen Umzug der genannten Abteilungen: Freitag bis Sonntag, also drei Tage.

Kartons, Möbel und Topfpflanzen – fast wie beim eigenen Umzug

Am darauf folgenden Montag hieß es dann: In den neuen Büros Kartons auspacken, einräumen, Sachen suchen, Rechner zum Laufen bringen, sich an die neue Umgebung gewöhnen. Weiterarbeiten. In den darauf folgenden Tagen dann der Umzug des Kreditarchivs, mit all seinen Tücken und Verzögerungen. Da müssen unsere Haustechniker immer wieder ganz schnell springen und das eine besorgen, um das andere richten zu können. Es ist nicht einfach.

Dritte Phase: Eine Woche später folgt die zweite Generalprobe: Die Unternehmenssteuerung, Vorstand und Betriebsrat, die Organisationsabteilung, die Unternehmenskommunikation, das Vertriebsmanagement und die Privatkundenabteilung ziehen um.

Auch hier das gleiche Zeitfenster für den eigentlichen Umzug: Drei Tage. Besiedelung der Etagen fünf bis zwei im neuen Quartier mit dem gleichen Ablauf für die Mitarbeiter. Dann hat der Laden wieder zu funktionieren.

Hier muss alles rein: Einzug im Interimsquartier in der Bismarckallee 18-20

Tut er dann auch so ziemlich. Das Wesentliche funktioniert auf Anhieb ganz gut. Rechner sind einsatzbereit, Arbeitsplätze sind vorhanden, die Büros sauber, Platz zum Einräumen ist da. Die neuen Räume können erobert werden.

Außerdem ist jetzt das große Volksbank-Logo an der Außenfassade angebracht. Es folgen wieder die Umzüge der entsprechenden Archive der genannten Abteilungen. Ein erstes größeres Zusammenrücken im neuen Gebäude und erste Abstimmungen interner Abläufe beginnen. Danach ist erst einmal Umzugsstillstand, die Haupturlaubszeit bricht an und auch dieses musste in der Planung berücksichtigt werden.

Wir arbeiten nun mit zwei Zentralen der Volksbank Freiburg an der Bismarckallee.
Der Vertrieb ist nach wie vor im alten Gebäude, der Betrieb richtet sich im Interimsquartier etwa 200 Meter weiter ein. Das macht für mich die Dienstwege für die Dauer von etwa sechs Wochen ein bisschen länger. Gewisse Tätigkeiten kann ich nur in der alten Zentrale ausführen.

Phase vier beginnt an einem Donnerstag Mitte September mit dem Umzug des ersten und kritischen Schwertransports, den Kundenschließfächern. Hier bedarf es einer dauernden Überwachung beim Abbau, Transportweg und Wiederaufbau der gesamten Anlage. Das bindet unsere Abteilung mit der Abwicklung fast völlig ein.

Die Deko liegt schon mal …

Die verbliebenen Abteilungen in der alten Zentrale packen derweil die Koffer und Kartons, markieren das Mobiliar wieder ordnungsgemäß für das Umzugsunternehmen und der letzte große Umzug des Bankvertriebs beginnt darauf folgenden Freitag morgens in der Früh. Der Kundenservicebereich wird im Erdgeschoss analog zur alten Zentrale mit den Kassenboxen eingerichtet, die anderen beratenden Vertriebsabteilungen verteilen sich im weitläufigen ersten Obergeschoss.

Was vor ein paar wenigen Wochen noch still und leer war, vibriert nun vor neuem geschäftigen Treiben. Lange war noch nicht alles an seinem Platz. Manch einer suchte immer noch nach ein paar Dingen, die während des Umzugs verschwunden waren. Manche Räume mussten noch etwas schicker eingerichtet werden. Jetzt begann die Nachbereitung und das Aufräumen und Hinterherräumen von etlichen Dingen. Das machte alles die Mannschaft des Gebäudemanagements und nach den ersten Engpässen ging Stück für Stück das Zusammenfinden aller Sachen, Personen und Abläufe voran. Bedürfnisse konnten nach und nach befriedigt werden und bald war unsere alte Zentrale, die ich immer so gern den Kupferbunker nenne, Geschichte. Dort war es jetzt beinahe unheimlich still.

In unserer Abteilung  dagegen stand nun das Telefon nicht mehr still. Der Umzug war durch, aber nun folgte die finale Abwicklung der alten Bismarckallee 10 und des Hotels Rheingold bis etwa Ende Oktober. Es gibt noch Arbeit und Stress in ausreichender Menge. Bei mir stapeln sich gerade Berge von Unterlagen, die noch bearbeitet werden müssen, und dann kommt der nächste Schritt: Abriss und Neubau und wieder Umzug. Ich freu mich drauf!

Autor: Susanne Mentz

 

 

 

 

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